ResourceTrack
Mind2Biz tarafından avukat, danışman gibi profesyonel nitelikli uzmanlık gerektiren çalışan kadrosuna sahip işletmelerde kullanım amacıyla tasarlanmıştır. Müşteri, müvekkiller ve onların dava veya proje gibi iş türlerindeki çalışma sürelerinin ve ilgili masrafların izlendiği, raporlandığı, faturalamanın yapılarak müşteri ödemelerinin takip edildiği bir iş takibi çözümü olarak kurumlara daha etkin ve izlenebilir çalışma ortamı sunar.
Özellikler
Zaman Takibi
Proje, dava ve benzer işlerde görev alan çalışanlar gün ve iş bazında çalışma sürelerini tanımlarlar. Açıklama eklenebilen kayıtlar yetkili kullanıcıların onayına sunulur. Özel kayıt grupları oluşturularak daha sonradan kayıtlar üzerinden analiz yapılabilir.
Masraf Takibi
Çalışanlar, sürelerin yanısıra gün ve iş bazında yaptıkları masrafları da tanımlarlar. Masraflar farklı para birimlerinde tanımlanabilir. Açıklama eklenebilen kayıtlar yetkili kullanıcıların onayına sunulur. Özel kayıt grupları oluşturularak sonradan kayıtlar üzerinden analiz yapılabilir.
Onay İşlemleri
Girilen çalışma süreleri ve masraflar yetkili kullanıcılar tarafından müşterilere raporlanmak üzere gözden geçirilir ve onaylanır. Yetkili kullanıcı, orijinal kayıt bilgilerini koruyarak gerekirse süre, birim fiyat ve masraf bilgilerinde değişiklik yapabilir.
Faturalama
Müşteriler için istenen zamanda ve dilenen tarih aralığı için proforma fatura, veya fatura oluşturulabilir. Faturalarda ilgili döneme ait tutarların zaman, masraf ve çalışma detayları görüntülenir.
Müşteri Ödemeleri
Yapılan ödemeler sisteme kaydedilerek müşterilerin borç alacak durumları izlenir. Girilen ödemelerle, istenirse fatura kapatma yapılabilir veya müşteri hesabı açık hesap şeklinde işletilebilir.
Avans Takibi
Yöneticiler çalışanlara, yaptıkları masraflara karşılık olarak avans tanımlarlar. Avanslar farklı para birimlerinde tanımlanabilir. Çalışanlar avans durumlarını kendi ekranlarından güncel olarak izleyebilirler.
İşlerin Takibi (TaskTrack)
İşler, yetkili kullanıcılar tarafından, işin geliş şekli, tarihi, tamamlanması gereken tarih, ilgili kurum, iş değeri gibi temel özellikleri ile tanımlanır. İşlerin adımları ve birbirleri ile olan ilişkileri izlenebilir. Adımlar ile ilgili istenen sayıda not eklenebilir. İş adımlarının durumları çalışanlar tarafından "Açık", "Tamamlandı" ve benzeri statülerle güncellenir. Tamamlanmış veya pasif hale getirilmiş işlere ait kayıtlar da sistem içerisinde izlenmeye devam edilir.
Hatırlatma Sistematiği
İş türleri bazında, hatırlatma sistematiği esnek bir şekilde tanımlanır. Hatırlatma aralıkları, işlerin kritiklik derecelerine göre belirlenir. Hatırlatmalar günlük olarak iş özeti şeklinde kullanıcılara eposta ile iletilir. İstenirse bu mesajdaki köprülerden yararlanılarak Microsoft Outlook takvim kaydı yaratılması sağlanabilir. Bu hatırlatmanın o işe atanmış kişilerden hangilerine gönderileceği de opsiyonel olarak seçilebilir.
